Die Stellvertretung beinhaltet Befugnisse oder Generalvollmachten. Diese sind in der Regel zeitlich begrenzt. Häufig werden Stellvertreter benannt, ohne die Qualifikation zu berücksichtigen. Gerade KMU oder Start-up-Unternehmen haben hier durch die geringe Anzahl von Mitarbeitern oder durch Spezialistentum Engpässe. Ohne Stellvertreterregelung kommen Prozesse zum Erliegen (Urlaubszeit, Krankheit, Fluktuation). In der Stellvertreter-Matrix wird darauf geachtet, dass die wichtigsten Funktionen und Prozesse im Unternehmen weitergehen. kmu.kompetenzen hat hierzu eine Vorlage zur Anwendung erstellt.